Muchos proyectos de datos fracasan antes de empezar: el encargo era "un dashboard de ventas" y cada persona imaginaba uno distinto. Seis semanas después, lo entregado es correcto y nadie lo usa.
Un brief de una página no elimina ese riesgo, pero lo reduce mucho. Sirve igual si vas a contratar a un proveedor que si se lo encargas a alguien de tu equipo.
Las siete preguntas
1. ¿Qué decisión o proceso queremos mejorar? No "un dashboard": una decisión. Por ejemplo, "decidir cada lunes qué productos reponer". Si no hay una decisión detrás, probablemente no hay proyecto todavía.
2. ¿Quién la toma y con qué frecuencia? Nombre y cargo. Un reporte para "la gerencia" no tiene dueño; uno para la jefa de operaciones, cada lunes, sí.
3. ¿Cómo se hace hoy? Planillas, correos, un sistema, la memoria de alguien. Esto muestra el punto de partida y, de paso, quién sabe cómo funciona realmente.
4. ¿Qué datos existen y dónde viven? Una lista simple de fuentes, con quién las mantiene. No hace falta que estén limpios; sí que se sepa que existen.
5. ¿Qué número tiene que moverse, y cuánto? La métrica de éxito, escrita ahora. Por ejemplo: "bajar de tres horas a veinte minutos el armado del reporte semanal".
6. ¿Qué queda fuera? Lo que explícitamente no se hará en esta etapa. Es la pregunta que más discusiones evita después.
7. ¿Qué pasa cuando termine? Quién lo opera, quién lo mantiene y cada cuánto se revisa si sigue sirviendo.
Un ejemplo corto
Decisión: qué productos reponer cada lunes. Dueña: jefa de operaciones, semanal. Hoy: tres planillas que se cruzan a mano, 3 horas. Datos: ventas (sistema de facturación), stock (planilla de bodega), plazos de proveedores (correo). Éxito: reporte listo en menos de 20 minutos, sin cruces manuales. Fuera de alcance: proyecciones de demanda, que serían una segunda etapa. Después: opera la misma jefa; revisión a los 90 días.
Cabe en una página y deja claro qué se va a construir, para quién y cómo se sabrá si funcionó.
Cómo usarlo
Escríbelo tú primero, aunque sea con huecos. Los huecos son información: muestran qué todavía no está decidido. Luego revísalo con quien tomará la decisión y con quien conoce los datos, que rara vez son la misma persona.
Si quieres saber en qué punto está tu empresa antes de escribirlo, el diagnóstico de madurez de datos toma tres minutos. Y si el brief ya está y quieres revisarlo con alguien, conversemos.